Veränderungs-Beratung
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Analyse-Phase:
Situation verstehen
Beim Start des Change-Projektes muss die Lage realistisch erfasst werden: Wo sind wir, wohin wollen wir? Welche Optionen sind denkbar und sinnvoll? Wie ist die Veränderungsbereitschaft bei maßgeblichen Beteiligten?
Hierbei gilt: So wenig Analyse wie möglich, so viel wie nötig! Denn jedes Fragen und Erkunden beeinflusst bereits die Situation, schürt Gerüchte und kanalisiert Informationen.
Wir von VMPartner nutzen u. a. diese Analyse-Methoden:
Change-Need & Readiness-Tool
... zur Klärung von Veränderungsbedarf und Veränderungsbereitschaft
Delta-Analyse
... für messbare Vergleiche zwischen Ist und Soll
Kraftfeld-/Stakeholder-Analyse
... welche Interessenlagen und Machtverhältnisse sind zu berücksichtigen?
Change-Impact-Analyse
... zur substanziellen Vorhersage der Reaktionen auf die geplante Veränderung
"Einfach mal machen ..."
Dieser spontane Ansatz mag im Alltag oft funktionieren. Bei Veränderungsprozessen in Organisationen ist er jedoch ungeeignet.
Für maximale Wirkung haben Change-Projekte nur einen einzigen Versuch. Bleiben spürbare Anfangserfolge aus, leidet nicht nur das konkrete Vorhaben, sondern auch die grundsätzliche Veränderungsbereitschaft der Beteiligten. Künftige Initiativen werden dadurch erheblich erschwert.
Professionelles Veränderungsmanagement verbessert daher die Ergebnisqualität eines Projekts bereits zu Beginn deutlich.
Die folgenden Punkte beschreiben den Beratungsansatz und die Methodik von VMPartner. Beides schafft früh greifbare Resultate – und damit ein positives Veränderungsimage.
Ansatz & Abfolge
Maßgeschneidert, flexibel
Jedes Projekt und jeder Projektverlauf sind so individuell wie die Organisation selbst. Standardlösungen oder vorgefertigte Konzepte greifen hier zu kurz.
Die gewählten Formate und Methoden müssen maßgeschneidert und zugleich flexibel sein, um spezielle Rahmenbedingungen und Zielsetzungen präzise abzubilden.
Nur ein kontextsensitiver und dynamischer Ansatz im Veränderungsmanagement eröffnet tragfähige nächste Entwicklungsschritte.
Geplant, ganzheitlich
Entscheidend ist eine sorgfältige Vorbereitung.
Oft sind mehrere Abstimmungsgespräche und Orientierungs-Workshops erforderlich, um:
-
relevante Perspektiven einzubeziehen
-
unterschiedliche Handlungsoptionen zu entwickeln
-
mögliche Widerstände frühzeitig zu erkennen
-
und grundlegende Akzeptanz zu schaffen
... bis das eigentliche Change-Projekt startklar ist.
Gerade zu Beginn müssen strukturelle, kulturelle, technologische und menschliche Aspekte genauer betrachtet und abgewogen werden (Frühkoordinierung).
Ein guter Projektstart ist der Schlüssel zu tragfähigem Erfolg:
"Sage mir, wie ein Veränderungsprojekt beginnt – und ich sage dir, wie es endet."
Veränderungsmanagement-Phasen
Professionelles Change Management bedeutet – und verlangt – eine klare Vorgehensstruktur.
Wir empfehlen fünf ineinandergreifende Phasen mit jeweils vier Elementen:
1
Vorphase:
Bedingungen klären
-
Veränderungsidee konkretisieren, grobe Projektziele formulieren
-
Unterstützung durch Change-Beratung festlegen (Art/Umfang, intern/extern)
-
Aktions-u. Ablaufplan entwickeln
-
Sofortmaßnahmen definieren und einleiten
2
Analyse-Phase:
Situation verstehen
-
Projektskizze erstellen, optimieren, genehmigen, kommunizieren
-
Änderungsbereitschaft und erwartete Projekt-Resultate analysieren
-
Strategische/operative Optionen erkennen und priorisieren
-
Erste Erfolge ("quick wins") produzieren und bekanntmachen
3
Konzept-Phase:
Projektplan realisieren
-
Messbare Projektziele verbindlich festlegen
-
Arbeits-/Beteiligungs-formate konkretisieren, schrittweise ausrollen, Wirksamkeit testen
-
Projektmanagement verpflichtend und transparent aufsetzen
-
Projektkommunikation betreiben und ständig verfeinern
4
Umsetzungs-Phase: Veränderung bewirken
-
Maßnahmen transparent umsetzen und sinnvoll dokumentieren
-
Methoden & Modelle eng verzahnen und agil steuern
-
Führungskräfte als Change-Treiber fördern und fordern
-
Wirksamkeit der Maßnahmen verfolgen, Umsetzung justieren
5
Stabilisierungs-Phase: Wandel absichern
-
Resultate auswerten und würdigen
-
Neue Strukturen, Prozesse und Verhaltensweisen verankern
-
Kompetenz für Veränderung intern aufbauen und stärken
-
Weitere Entwicklungs- Schritte ausarbeiten und ggf. projektieren
Tipp: Wenn Sie mehr zu Veränderungs-Phasen – und zur konkreten Umsetzung in der Praxis – erfahren möchten, sprechen wir gern mit Ihnen über geeignete Vorgehensweisen.
Die Praxis zeigt: Ein individuelles Konzept, verbindliche Projektarbeit und ein klares Vorgehen entscheiden über den Erfolg jeder geplanten Veränderung.
"Richtig verändern" heißt auch, Ziele, Wege und Methoden flexibel anzupassen, wenn sich neue Erkenntnisse oder bessere Lösungen zeigen. Change Management selbst ist ständige Veränderung.
Ansatz & Abfolge entscheiden!
1
Vorphase:
Rahmenbedingungen klären
Am Anfang steht die Idee zur Veränderung. Sie muss formuliert und konkretisiert werden – aktive "Willensbildung" also, mitsamt groben Zielen, abzusehenden
Schritten und sinnvollen Sofortmaßnahmen.
Für diese Phase bietet VMPartner den Orientierungs-Workshop "Veränderung bei uns" an.
Auch ist zu entscheiden, ob und wieweit eine Unterstützung durch Veränderungs-Berater (intern oder extern) erforderlich und angemessen ist.
Zu Veränderungsbeginn sind z.B. folgende Methoden sinnvoll:
C-SWOT-Analyse
Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken der Veränderung werden systematisch betrachtet und bewertet (einschl. Kennzahlenanalyse)
Prozessanalyse
Ineffizienzen, Engpässe und Verbesserungspotenziale in Arbeitsabläufen werden erhoben, analysiert und priorisiert
Kultur- und Kooperationsdiagnose
Förderliche und problematische Haltungen und Kommunikationsmuster werden untersucht/konkretisiert
CHANGE-AI (CAI)
Neues Tool zur Nutzung von Künstlicher Intelligenz in Veränderungsprozessen
Methoden & Modelle
Die Methodik macht's
Der Erfolg eines Veränderungsprojekts hängt maßgeblich ab von der Passgenauigkeit und dem Zusammenspiel der gewählten Methoden und Modelle.
Für höchsten Nutzen und breite Akzeptanz muss die Change-Methodik:
-
einfach genug sein, um alle Beteiligten zu erreichen
-
differenziert genug sein, um die Vielschichtigkeit der Situation abzubilden
-
strukturiert genug sein, um verlässliche Orientierung zu bieten
-
flexibel genug sein, um auf Veränderungen im Projektverlauf zu reagieren
Sinnvoller Methoden-Mix
Die konkrete Kombination der Methoden richtet sich nach Zielsetzung und Umfang der jeweiligen Veränderung – ob auf Ebene von Einzelpersonen, Teams, Abteilungen, Bereichen oder der gesamten Organisation.
In den Projekten von VMPartner haben sich die folgenden Change-Methoden und -Modelle als besonders wirksam erwiesen.
Die Darstellung orientiert sich an den 5 Schritten des Veränderungs-Phasenmodells (siehe oben):
3
Konzept-Phase: Projektplan realisieren, Change-Modelle nutzen
Für klares und systematisches Veränderungsmanagement sind definierte Ziele, Arbeit in Projektphasen sowie gute Veränderungskommunikation nötig.
Als konzeptioneller Überbau haben sich Change-Modelle als sehr hilfreich erwiesen.
Das Team von VMPartner orientiert sich etwa an den nebenstehenden Mustern und Vorlagen – und hat daraus ein eigenes Arbeitsschema abgeleitet, siehe oben:
3-Phasen-Modell
Unfreezing – Change – Refreezing
7S-Modell
Strategy, Structure, Systems, Skills, Staff, Style, Shared Values,
Sieben-Phasen-Modell
Überraschung, Ablehnung, Einsicht, Akzeptanz, Ausprobieren, Erkenntnis, Integration.
Praxistipp: Diese Reihenfolge eignet sich gut zum "Überbringen schlechter Nachrichten". VMPartner hat hierzu einen Leitfaden für Führungskräfte entwickelt.
Veränderungs-Formel
Unzufriedenheit, Vision und Wege müssen in ihrem Zusammenspiel stärker sein als die "Kosten" der Veränderung – sonst tritt Widerstand auf. Mehr zur Formel hier.
4
Umsetzungs-Phase:
Methoden des Veränderns
Hier setzen wir u.a. auf agile Prinzipien (iteratives Vorgehen, kontinuierliche Feedbackschleifen – intern wie extern).
Besonders wichtig ist dabei die genaue Überwachung und Dokumentation des Veränderungs-Fortschritts.
Einige Methoden-Beispiele aus dem Arbeitsalltag von VMPartner
Change Management Excellence Metrics (CMXM)
... quantitative Erfassung der laufenden Veränderungsarbeit
Kanban-Boards, Change Canvas, Roadmaps
... transparente Visualisierung von Projektstand und Projektfortschritten
Design Thinking, Scrum
... kreatives Entwickeln von Lösungen in bereichsübergreifenden Teams, intensive Arbeitsphasen für wichtige Zwischenergebnisse
Weitere Methoden
... Change-Coaching, Gruppenarbeit, Meilenstein-Workshops, Intensiv- Seminare, Führungskräfteentwicklung, etc.
5
Stabilisierungs-Phase:
Sicherung des Veränderungserfolgs
Zur Messung von Effizienz und Effektivität – sowie als wichtige Rückmeldung zur Projektqualität – werden die erzielten Resultate der Veränderungsarbeit ausgewertet.
Wie kann der Erfolg des Projektes objektiv nachgewiesen und real abgesichert werden?
Hierzu arbeitet das Team von VMPartner mit diesen und ähnlichen Methoden:
Lessons-Learned-Workshops
... Was lief gut, was schlecht - und warum? Welche Erkenntnisse nehmen wir mit? Was ist noch zu tun?
Mitarbeiterbefragungen
... Online oder persönlich, Feedback-Dialog, Organisationskultur-Diagnose
360°-Feedback
... Beurteilung der Veränderungsergebnisse und Führungsleistungen in einzelnen Verantwortungsbereichen
Zielerreichungsanalyse
... Vergleich der aktuellen Ergebnisse mit den ursprünglichen Projektzielen anhand geeigneter Indikatoren
Change Adoption Rate
... Wieviele Personen übernehmen die neuen Prozesse oder Verhaltensweisen tatsächlich?
Ergänzende Techniken
Neben den hier vorgestellten Methoden & Modellen nutzen wir weitere Techniken aus den Gebieten:
-
Strategieberatung
-
Organisationsdesign
-
Projektmanagement
-
Personalentwicklung
Wenn Sie mehr wissen möchten über Methoden und Modelle des Veränderungsmanagements (mit einem praxisorientierten Vergleich von Stärken und Schwächen der einzelnen Techniken), sprechen Sie uns an – Stichwort: Whitepaper "Change Tools".